Eine Einführung
[aus der Perspektive einer Einkaufsberatung]
Im Jahr 2017 prognostizierte das Forbes Magazine, dass sich der Einkauf zum gefragtesten Tätigkeitsbereich des Jahrzehnts entwickeln würde. Hat sich diese Prognose bewahrheitet? Trotz aller Fortschritte in den Bereichen KI und Automatisierung, die ja auf eine Reduzierung der Abhängigkeit von menschlicher Arbeitskraft abzielten, arbeiten heute in Großbritannien, den USA und der EU über eine Millionen Fachkräfte im Einkauf und die Anzahl der Beratungsunternehmen für Procurement nimmt jeden Tag zu.
Warum spielt der Einkauf eine so wichtige Rolle? Die meisten Unternehmen sind von Lieferanten abhängig. Tatsächlich ergeben sich in der Regel 70 % des Gesamtumsatzes eines Unternehmens aus der Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten. Ganz richtig, unsere Recherchen haben ergeben, dass von jedem Euro oder Dollar, den Sie verdienen, 70 % wieder in die Lieferkette investiert werden. Denn in einer globalen Wirtschaft, die auf Spezialisierung basiert, gibt es oft Unternehmen, die für die Bereitstellung bestimmter Dienstleistungen oder Waren besser aufgestellt sind als Sie selbst. Was früher ein Gehaltszettel war, ist jetzt eine Rechnung.
So entstand die Rolle des Einkäufers, dessen Aufgabe es ist, mit den zu tätigenden Ausgaben maximalen Wert zu erzielen. Aus traditioneller Sicht bedeutet das Beschaffungs- und Lieferantenmanagement. Es geht darum, die richtigen Lieferanten für die richtigen Aufgaben auszuwählen und die Kosten/den Prozess von Identifizierung, Vertragsabschluss, Kaufabwicklung und Beziehungsmanagement so effizient, günstig, wertsteigernd und reibungslos wie möglich zu gestalten.
Wie kann die Einkaufsabteilung Mehrwert schaffen?
Für den Einkauf gibt es viele Möglichkeiten, mit diesen 70 % des Umsatzes Mehrwert zu schaffen. Zu den offensichtlichen Ansätzen gehören:
- Kostenoptimierung – den größtmöglichen Nutzen aus den Ausgaben erzielen
- Ausgabentransparenz – Lieferantendaten und -ausgaben transparent machen
- Risikomanagement – wirksame Verträge und effektives Vertragsmanagement
- Prozessoptimierung – den Einkauf mithilfe von Technologien und Tools einfach gestalten
- Innovation – neue Ideen von Lieferanten (in das Unternehmen) einbringen
In der Praxis werden wahrscheinlich alle Beteiligten eine andere Vorstellung davon haben, was „Mehrwert“ bedeutet.
Möchten Sie sich ein vollständiges Bild machen? Hier erfahren Sie alles über unsere Dienstleistungen.
Was bedeutet Beschaffung?
Be·schaf·fung
Substantiv: der Vorgang des Beziehens von etwas
Beschaffung wird oft auch als Einkauf bezeichnet, es geht dabei aber tatsächlich um mehr als nur den Einkauf von Dingen. Der Begriff umfasst normalerweise eine Reihe von Aktivitäten innerhalb des „Prozesses von der Quelle bis zur Zahlung“.
Hauptaufgaben von Beschaffungsspezialisten:
- Denken – Erstellen von Beschaffungsstrategien, um Lieferanten auf die Geschäftsziele auszurichten.
- Einkaufen – Der Prozess des Suchens, Auswählens sowie Verhandelns und Abschließens von Verträgen mit Lieferanten.
- Management – von Leistung, Risiko und Mehrwertgenerierung nach Vertragsabschluss.
- Beratung – Zusammenarbeit mit unternehmensinternen Teams, Beratung zum Beschaffungsprozess.
Der Aufgabenbereich der Beschaffungsfunktion ist weltweit unterschiedlich, abhängig vom jeweiligen Unternehmen und seiner internen Definition. Manchmal ist es nur der Einkauf, manchmal beinhaltet es auch die Zahlung, manchmal ist das Lieferantenmanagement davon ausgeschlossen, aber manchmal ist es End-to-End.
In der Praxis verhält es sich so, dass der End-to-End-Prozess bis zu einem gewissen Grad in jedem Unternehmen abläuft. Nur nicht immer in derselben Abteilung. Deshalb hören Sie im Zusammenhang mit dem Thema Beschaffung auch eine Reihe anderer Bezeichnungen wie Einkauf, P2P (Procure to Pay), S2C (Source to Contract), S2P (Source to Pay), Lieferantenmanagement, SRM (Supplier Relationship Management), Sourcing, Warengruppenmanagement, Handel.
Dies sind alles Begriffe, die häufig für die Beschreibung aller oder eines Teils der Beschaffungsfunktionen verwendet werden, und es gibt noch viele weitere. Wenn es um die kaufmännischen Aspekte der Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen und nicht um den Vertrieb geht, ist es wahrscheinlich eine Aufgabe für die Beschaffung.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Beschaffungsfunktion verbessern können, kontaktieren Sie unsere Experten, die Sie gerne zum Thema Beschaffung beraten.
Wie profitieren Unternehmen von guten Beschaffungsprozessen?
Die Vorteile guter Beschaffungsprozesse liegen auf der Hand. Das Ganze lässt sich mit dem eigenen Umgang mit Geld vergleichen. Jedes Jahr steht uns eine bestimmte Summe zur Verfügung, mit der wir notwendige Ausgaben tätigen müssen. Über einen Teil der Summe können wir aber auch frei verfügen und damit Dinge bezahlen, die wir kaufen möchten. Im Laufe des Jahres machen wir das ein oder andere Schnäppchen, verpassen gute Angebote und tätigen Fehlinvestitionen. Mit einem soliden Einkaufsprozess kann man das Geld aber effizienter einsetzen. Wir bekommen das, was wir brauchen, und kaufen mehr von dem, was wir haben möchten (und können vielleicht sogar etwas sparen).
Das gilt auch für Unternehmen. Für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb müssen Unternehmen viele grundlegende Bedürfnisse abdecken. Aber sie investieren auch kontinuierlich in Weiterentwicklung und Wachstum. Gute Beschaffungsstrategien können dabei helfen, Budgets clever und gezielt einzusetzen. Dazu gehört beispielsweise:
- Kostenoptimierung – Mehr für einen geringeren Preis oder mehr zum selben Preis erhalten
- Lieferantenmanagement – Anpassung der Spezifikationen, wenn Lieferanten bessere/andere Lösungen anbieten können
- Risikomanagement – Risiko, Kosten, Qualität und Geschwindigkeit ins Gleichgewicht bringen
- Lieferketteninnovation – Innovationen vom Beschaffungsmarkt aufgreifen
- Budgetmanagement – Beratung zur Budgetallokation und Erstellung von wirtschaftlichen Konzepten
Und natürlich muss das so erfolgen, dass Kunden und Lieferanten davon profitieren – sowohl in Bezug auf das Technologieerlebnis (vor allem für Einkauf und Verwaltung) als auf die menschliche Komponente. Ob höhere Einsparungen, zufriedenere interne Kunden, eine Technologielösung, die den Geschäftsanforderungen entspricht, oder eine bedeutende Geschäftstransformation – ein guter Beschaffungsprozess und eine durchdachte Beschaffungsstrategie können ungenutztes Potenzial in einem Unternehmen erschließen und einen maßgeblichen Beitrag zur Wertschöpfung leisten.
Bleiben auch Sie auf Erfolgskurs! Lesen Sie unseren aktuellen Procurement-Bericht. Neben den Perspektiven von Profis der Einkaufsberatung beschäftigt sich der Bericht mit den Themen, die das Beschaffungswesen im Jahr 2024 geprägt haben. Jetzt lesen
Warum brauchen Sie Beschaffungsstrategien?
Bei wem kaufen Sie aktuell ein? Warum? Und für was werden Sie die nächsten Ausgaben tätigen?
Bei welchen Lieferanten sind Ihre Ausgaben zu hoch? Welche Märkte sind wettbewerbsintensiv und disruptiv? Wo gibt es neue Technologielösungen? In welchen Bereichen können Lieferanten die Ergebnisse für Ihr Geschäft und Ihre Kunden verbessern?
Wenn Sie sich eine oder mehrere dieser Fragen stellen, müssen Sie eventuell Ihre Beschaffungsstrategie überarbeiten.
Was sind Beschaffungsstrategien?
Für Beschaffungsstrategien werden zunächst die Geschäftsziele identifiziert. Dann wird betrachtet, wie Lieferanten (und das, was Sie kaufen) am besten genutzt werden können, um diese Ziele zu erreichen. Abschließend wird analysiert, welche und wie viele Mitarbeitende, Hilfsmittel und Fähigkeiten die Beschaffungsfunktion für die Umsetzung benötigt.
Auf den ersten Blick kann das sehr komplex erscheinen. Doch es muss klar sein, dass eine übergeordnete Strategie den Weg für die anderen, spezifischen Strategien für die Umsetzung vorgibt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Definition Ihrer Strategie. Kontaktieren Sie unser Team und lassen Sie sich beraten.
Für Beschaffungsstrategien gibt es verschiedene Ansätze
Beschaffungsstrategie
Legt den Fokus auf die Funktion und die Mitarbeitenden, die Prozesse und die einbezogenen Technologien. Betriebsmodelle werden heute auf der Grundlage der Geschäftsziele und der entsprechenden Bedürfnisse von (internen/externen) Kunden konzipiert. Im Mittelpunkt steht dabei in der Regel, welches Personal, welche Prozesse, welche Technologie und welches Wissen benötigt werden. Sie sind jedoch auch auf die Gestaltungsprinzipien ausgerichtet, die für das Geschäft und seine Kunden wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise Nachhaltigkeit, Kostensenkung, Diversität, Innovation etc.
Warengruppenstrategie
Ist eine Strategie an einer Produkt- oder Dienstleistungsgruppe – auch Kategorie genannt – ausgerichtet? Beispiele hierfür sind MRO, Kunststoffe, Cloud Computing, Zeitarbeitskräfte etc. Eine Warengruppenstrategie zielt auf die Erstellung eines Ausgabenplans ab, der Marktdynamik und Lieferantenkapazitäten den Geschäftszielen und Gestaltungsprinzipien gegenüberstellt.
Lieferantenstrategie
Eine Lieferantenstrategie kommt nur in Verbindung mit spezifischen strategischen Lieferanten eines Unternehmens zum Tragen. Sie kann auf die Einführung einer bestimmten Dienstleistung oder eine Verbesserung der Leistung eines Lieferanten abzielen.
Sourcing-Strategie
Hier liegt der Fokus auf dem Einkauf. Anhand einer Geschäftsanforderung wird eine Beschaffungsmöglichkeit dokumentiert. Dabei werden beispielsweise Anwendungsfall, Marktfähigkeit, Dynamik und aktuelle Geschäftspraktiken berücksichtigt.
Im Betriebsmodell können weitere Strategien zum Einsatz kommen, wie beispielsweise eine Personalstrategie oder eine digitale Strategie, insbesondere, wenn der Erfolg zentraler Initiativen gesichert werden soll.
Verfügt Ihr Unternehmen über die richtigen Kompetenzen für die Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategien oder benötigen Sie die Unterstützung einer Einkaufsberatung? Lesen Sie diesen Artikel, um mehr zu erfahren.
Die Folgen mangelhafter Beschaffungspraktiken
Wenn Beschaffungsstruktur, -prozess und -strategie unzureichend sind, verschwenden Sie Geld. Das kann mehrere Formen annehmen:
- Sie kennen/testen die Marktpreise nicht.
- In einer Verhandlung ist Ihnen der Vertriebsprofi mit den besseren Kompetenzen/Hilfsmitteln überlegen.
- Die Kosten für bestimmte Artikel sind zu hoch (der Prozess ist ineffizient).
- Sie schöpfen Ihre Kaufkraft nicht voll aus.
- Sie stellen Spezifikationen nicht infrage, wenn der Markt sich verändert.
- Sie kaufen mehr Funktionalität als Sie brauchen und nutzen sie nicht.
- Sie nehmen unangemessene Vertragsrisiken in Kauf.
- Sie profitieren nicht von Innovationen der Lieferanten.
- Sie führen komplexe Vertragsbedingungen ein, die es dann zu verwalten gilt.
Kennen Sie das ungute Gefühl, das sich einstellt, wenn man Geld verschwendet hat? Falsche Qualität? Möglicherweise eine verspätete Lieferung? Vielleicht haben Sie zu viel bezahlt? Vielleicht hätten Sie doch die andere Version kaufen sollen? Vielleicht ist etwas schiefgelaufen und es bestand kein Regressanspruch?
Was sind Beschaffungskategorien?
Eine Beschaffungskategorie, auch Warengruppe genannt, ist eine logische Gruppierung von Waren oder Dienstleistungen. Kategorien lassen sich oft dem direkten oder indirekten Einkauf zuordnen. In den letzten Jahren hat sich jedoch eine dritte Form entwickelt, bei der die Grenzen bei bestimmten Produkten, Trends oder Themen zunehmend verschwimmen. Das ist beispielsweise beim digitalen Marketing der Fall, das zwischen Technologie und Marketing anzusiedeln ist.
Warengruppen sind üblicherweise anhand einer Hierarchie strukturiert, die auch Kategoriebaum oder Warengruppenbaum genannt wird. Diese Strukturen bestehen aus Ebenen, die definieren, wie detailliert das Unternehmen seine Ausgaben festlegen möchte.
Die Anzahl der Ebenen hängt davon ab, wie spezifisch das Unternehmen seine Ausgaben strukturieren möchte. Manchmal basieren sie auf UNSPSC-Codes, manchmal entwickeln Unternehmen ihre eigene, geschäftsspezifische Systematik. Das ist dann weniger deskriptiv, aber einfacher manuell zu handhaben. Ein Beispiel einer Struktur mit drei Ebenen könnte folgendermaßen aussehen:
| Ebene 1 | Baugewerbe | Immobilien- und Gebäudemanagement | Informationstechnologie |
| Ebene 2 | Bauberatung | Cateringservice | Software |
| Ebene 3 | Architekten | Vertragsgastronomie | Virtualisierung |
Diese Definitionen werden auf die Ausgabenberichterstattung angewendet, damit die Mitarbeitenden im Procurement sowie die Category Manager die Ausgaben nach Typ oder Lieferant verstehen und entsprechende Strategien und Pläne erstellen können.
Andere Funktionen beharren manchmal darauf, dass Beschaffungskategorien sich von den Business-/Finanzdefinitionen unterscheiden und in „Einkaufsjargon“ formuliert sind. Oft trifft das zu, aber die Klassifizierungen können in Systemen und der Rechnungslegung fest verankert und damit nicht so einfach zu ändern sein. Deshalb ist die Zusammenarbeit zwischen Procurement und der Finanzabteilung (und anderen Geschäftsbereichen) so wichtig. Es gilt, im gesamten Unternehmen ein klares Verständnis der Ausgaben und der Strategie zu schaffen.
Die Rolle des Category Managements besteht darin, den Geschäftsplan für diese Kategorie zu verantworten und umzusetzen. Und das erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern. Auch Kompetenzen lassen sich in Kategorien gliedern. Ein Category Manager konzentriert sich in der Regel auf eine Kategorie von Waren oder Dienstleistungen. Beispielsweise Fleisch, Plastikverpackungen, IT, Marketing, Versicherungen oder Geschäftsreisen.
Ein Einkäufer sammelt üblicherweise Erfahrung in einer Kategorie. In den meisten Unternehmen werden Beschaffungskategorien auf Grundlage der Jahresausgaben pro Kategorie zugeordnet. Daher ist es möglich, dass in einem Unternehmen ein Category Manager den Einkauf von Hähnchenfleisch und ein Category Manager den Einkauf aller anderen Lebensmittel verantwortet. Eine Kategorisierung ist auch nach Region oder Endverwendung möglich. In Fluggesellschaften gibt es beispielsweise einen Category Manager für das Erscheinungsbild der Flugzeuge. Dazu gehören Bettwäsche, Decken, Kissen, Zeitungen und Zeitschriften.
Lässt sich Beschaffung auslagern?
Ja! Einkaufsfachkräfte zu finden ist schwer. Gute Einkaufsfachkräfte zu finden, ist fast unmöglich. Deshalb gibt es Beratungsunternehmen wie uns. Wir haben festgestellt, dass selbst weltweit führende Unternehmen die Unterstützung einer Einkaufsberatung brauchen. Ob Business-Process-Outsourcing (BPO) oder On-Demand-Ansatz: Unsere Beratungsprofis sind ausgebildete Einkaufsfachkräfte und fügen sich entsprechend Ihrer Geschäftsanforderungen nahtlos in Ihr Team ein.
Erfahren Sie mehr darüber, warum eine Einkaufsberatung für Sie sinnvoll ist.
